Reference: University College

Det kan blive dyrt, hvis man ikke har styr på kopi- og printaftaler

IT-chef Jacob Steen Madsen fra UC Syd kender til de besparelser, effektiviseringer og den øgede digitalisering, der kan opnås gennem et samarbejde med konsulenter fra Automade. Hans erfaring viser også, at det kan blive dyrt ikke have styr på sine aftaler inden for kopi og print og software.UC Syd har omkring 700 medarbejdere på fem lokationer i Esbjerg, Haderslev, Kolding, Sønderborg og Aabenraa og tilbyder 13 forskellige professionsbacheloruddannelser samt et udvalg af efteruddannelse.

‍Solide besparelser

‍I tæt samarbejde med konsulenter fra Automade har UC Syd fået analyseret og systematiseret hele kopi- og printområdet på alle fem lokationer, hvilket har givet besparelse i millionklassen, reduceret printerbeholdningen med 120 personlige printere samt givet medarbejderne et velfungerende printer-set up, som de er yderst tilfredse med.

‍Svært at overskue teknik og aftaler

‍Før jeg kom til UC Syd, havde jeg tidligere samarbejdet med konsulenter fra Automade hos UC Nord og vidste, hvilke gevinster det kunne give. Derfor valgte jeg også at inddrage dem her hos UC Syd, da det er svært at overskue både teknik og aftaler, når vi taler kopi og print og dertilhørende software, siger Jacob Steen Madsen. Jeg har erfaret, det koster kassen ikke at have styr på området. Det er et område, man typisk ikke har det store interne kendskab til og ikke afsætter tid til at fokusere på. Derfor er det en god ide at hente eksperthjælp.

‍Ingen intern brok

‍Konsulenterne har således gennemført analyser på UC Syds lokationer i Esbjerg, Haderslev, Kolding, Sønderborg og Aabenraa og fundet frem til, hvordan den nuværende løsning kunne effektiviseres og optimeres. Selve print-set-up’et i den nye løsning er efterfølgende blevet sendt i høring hos medarbejderne, som har haft mulighed for at komme med indsigelser, da det er afgørende for succes med digitalisering og ændring af vaner, at medarbejderne bliver inddraget i processen og hørt. Efterfølgende har vi kun haft positive tilbagemeldinger fra medarbejderne på vores nye set-up inden for kopi, print og software siger Jacob Steen Madsen. Der omhandler jo bl.a. om, at vi har afskaffet 120 personlige printere og i stedet indført fælles printere i respekt for at en aftalt ”gå-afstand til nærmeste printer. Alt fungerer i dag til medarbejdernes fulde tilfredshed.
‍
Professionelt og ligefremt samarbejde

‍Jacob Steen Madsen roser samtidig også konsulenternes for deres professionelle og meget ligefremme facon. Det er befriende at samarbejde med professionelle, som kan deres kram og ikke er bange for at sige tingene lige ud. Jeg sætter stor pris på ærlighed i et samarbejde, hvilket jeg oplevede i samarbejdet.

Tilbage til Reference-oversigt